Hoe ziet een offboarding proces eruit?

De meeste organisaties stoppen genoeg tijd en geld in een onboarding proces (inwerk traject) bij het aannemen van nieuwe werknemers. Maar heeft u gedacht aan het process dat erbij komt kijken als een werknemer ontslag neemt of zelfs ontslagen word door de organisatie? Als de werkrelatie wordt beëindigd wilt het niet zeggen dat u nooit meer in contact komt met de ex-werknemer integendeel, kunt u juist vaker geconfronteerd worden met deze als u zaken niet goed heeft afgehandeld.

Wat is offboarding?

We praten over offboarding wanneer we het traject opstarten van administratieve afwikkelingen bij het vertrek van een medewerker die vrijwillig ontslag heeft genomen of door de organisatie is bedankt. Het traject houdt in dat onder andere wordt nagegaan wat het bedrijf, de straks ex-werknemer nog moet betalen, hoe de eventuele overdracht van werkzaamheden plaats moeten vinden, exit interview, overdracht van alles dat in bruikleen was en onder andere de referenties verstrekken. Het komt de organisatie alleen ten goede als het afscheid van een werknemer op de juiste manier word afgehandeld. Als u niet op een correcte manier afscheid neemt van een (ex-) werknemer dan mag u ook verwachten dat zo iemand geen positief verhaal te vertellen zal hebben aan eventuele klanten of andere werkzoekenden.

Hoe pak ik het aan?
Volgens HR-proffessional Kasim Ladimeji  is een offboarding process net zo belangrijk als onboarding en is het onderdeel van het talent management. Een exit gesprek is een belangrijk onderdeel van een offboarding process. Uit een exit gesprek kunt u als organisatie namelijk meer informatie halen die u later waarschijnlijk kunt toepassen om het verloop van personeel te verkleinen. Meestal hoort u wat de knelpunten zijn en wat de werknemers  zien als knelpunten. Als u de werknemer de ruimte geeft om openhartig zijn zegje te doen en vooral zonder “hard feelings” weg stuurt, geeft dat ook een positief karakter aan de organisatie omdat u dan waardering geeft aan feedback. U zult  als organisatie ook alle losse eindjes moeten vastknopen. Gelijk na gaan hoe het zit met een relatiebeding, haalt u ook het getekend contract erbij, haal het geheimhoudingsplicht aan. Met de juiste aanpak krijgt de (ex-) werknemer niet het gevoel dat hij niet meer belangrijk is voor de organisatie. Let wel dat een (ex-) werknemer eigenlijk ook een ambassadeur is van uw organisatie. Zo kan en zal die altijd wel andere werkzoekenden adviseren om te solliciteren naar een functie binnen de organisatie en zelfs ook helpen om talent aan te trekken. De (ex-) werknemer is nu namelijk een alumni oftewel ambassadeur van uw organisatie en staat open voor blijvend contact. Vaak genoeg is het ook zo dat een alumni terug komt bij uw organisatie en dus de opgedane kennis en werkervaring binnen de organisatie toepast. Het komt erop neer dat het beter is om op een positieve manier afscheid te nemen van elkaar omdat jullie elkaar hoogst waarschijnlijk nog zullen tegenkomen en ook nog waarde zullen hebben aan elkaar. Men zegt ook wel sluit de deuren niet helemaal maar laat het op een kier zodat er altijd nog gecommuniceerd kan worden.