Planningssoftware, onmisbaar voor een project
Planning heeft te maken met het toewijzen van middelen, inclusief werkuren en geld. Waarvoor en wanneer worden die gebruikt? We gaan het in dit artikel hebben over planningssoftware voor projecten. Als je alleen een project doet, kan je afhankelijk van het soort al planningssoftware nodig hebben. Werk je met diverse personen aan een project en/of heb je allerlei gereedschappen nodig, dan is zo’n applicatie vrijwel onmisbaar. Aan de ene kant wil je niet dat middelen ongebruikt blijven en de kant dat een project moet worden stilgelegd omdat de benodigde middelen ontbreken. Ook kan het gaan om specifieke kennis en/of de inschakeling van andere bedrijfsonderdelen of zelfs bedrijven.
Fases
Je gebruikt planningssoftware al voor het maken van een projectvoorstel. Als eenmaal aan het project wordt gewerkt, toets je de uitvoering aan de planning. Indien nodig dient aan de opdrachtgever te worden gemeld, dat de planning moet worden bijgesteld. Planningssoftware wordt dus gebruikt voor het maken van een projectvoorstel, verder voor de (bij)sturing tijdens de uitvoering, en voor de rapportages en de voortgangsbesprekingen met de opdrachtgever. Afwijkingen van het oorspronkelijke plan dienen op tijd te worden opgemerkt en gecommuniceerd, zeker als het gaat om consequenties voor schaarse middelen.
Kritieke pad analyse
We stellen hier een belangrijk onderdeel van planningssoftware aan de orde. Dat is de kritieke pad analyse. Het gaat er daarbij onder meer om te signaleren dat bepaalde taken/activiteiten niet naast elkaar kunnen plaatsvinden, omdat ze dezelfde middelen nodig hebben. Een bepaalde machine wordt bijvoorbeeld bij twee verschillende activiteiten gebruikt en de tweede kan niet starten, terwijl de eerste niet is afgesloten. Of het eindproduct van de eerste activiteit is nodig voor de tweede. De projectduur wordt bepaald door de duur van de activiteiten die op het kritieke pad liggen. Het kritieke pad kan tijdens de uitvoering van een project veranderen en daarom zal regelmatig moeten worden gekeken of dat wellicht is gebeurd.
